9 Jahre DATEV, 2 Jahre ZUGFeRD: Warum unsere eigene Buchhaltung auf Kivitendo läuft

Es gibt einen Test, den jedes Werkzeug in unserer Infrastruktur bestehen muss: Wir müssen es selbst benutzen. Monitoring, Mail-Server, Firewalls, Fernwartung – nichts wird einem Kunden empfohlen, was nicht in unserem eigenen Stack läuft.

Für die Buchhaltung war dieser Test am schwersten. ERP-Software gilt seit jeher als Bereich, in dem man sich nichts selbst aufsetzt: zu komplex, zu rechtssensibel, zu sehr auf den Steuerberater angewiesen. Und tatsächlich – wir sind hier einen anderen Weg gegangen als bei Mail oder Firewalls. Wir haben uns für ein fertiges Open-Source-ERP entschieden: Kivitendo – und führen damit seit über einem Jahrzehnt die Bücher unserer eigenen Firma.

9 Jahre DATEV-Anbindung

Die Kivitendo-Installation läuft seit der Gründung der BnB InfoSec GmbH im Jahr 2017. Und der eigentliche Praxistest ist für uns nicht die Software selbst, sondern die Schnittstelle, die an ihrem Ende steht: die DATEV-Anbindung zum Steuerberater.

Seit neun Jahren läuft dieser Austausch so ab: Kivitendo führt die Buchungen, Debitoren und Belege intern, und der Datentransfer zur Buchung beim externen Steuerberater erfolgt über die DATEV-Schnittstelle. Neun Steuerjahre, unzählige Buchungsläufe, jedes Mal der gleiche definierte Ablauf. Der Steuerberater arbeitet weiterhin in DATEV – seine Werkzeuge bleiben unverändert, wir liefern nur die Datengrundlage sauber an.

Das ist für uns der Beweis, den man bei ERP-Software kaum anders bekommen kann: Die Anbindung durchlebt neun Jahre echten Betriebs, inklusive Jahresabschlüsse, Umsatzvoranmeldungen und aller Abgabefristen dazwischen.

2 Jahre ausschließlich ZUGFeRD

Der zweite Meilenstein kam 2024: Seit September stellen wir ausschließlich elektronische Rechnungen aus – im ZUGFeRD-Format, als PDF mit eingebettetem elektronischen Rechnungsdatenbestand.

Ein Detail, auf das wir stolz sind: Damit waren wir einigen Monaten voraus. Die Empfangspflicht für elektronische Rechnungen trat in Deutschland erst am 01.01.2025 in Kraft, und auch bei der Ausstellung läuft die Übergangsfrist noch bis 2026 bzw. 2027. Wir haben den Schritt von uns aus gesetzt – aus dem Wunsch heraus, das Papier aus der Rechnungsstellung komplett herauszuhalten.

Im Alltag ist der Effekt größer, als die Formatänderung klingt: Keine Rechnung wird gedruckt, keine wird in einen Briefumschlag gesteckt, kein Postweg. Die Rechnung entsteht in Kivitendo, wird als ZUGFeRD-Datei erzeugt und direkt elektronisch versendet – und auf der Empfangsseite kann das ERP oder Finanzsystem des Kunden die Rechnungsdaten automatisch verarbeiten, statt sie manuell abzutippen.

Was Kivitendo für uns tut

Kivitendo ERP ist Open Source, für den deutschen Markt entwickelt und deckt für unsere Firma ab:

• Angebote, Aufträge, Rechnungen, Gutschriften – inklusive Mahn-, Verfolgungs- und Berichtsfunktionen
• Stammdaten für Kunden, Lieferanten und Artikel
• E-Rechnungs-Ausstellung im ZUGFeRD-Format
• DATEV-Export als Brücke zum externen Steuerberater
• CRM-Funktionen für die laufende Kundenpflege

Dazu kommt, was für den deutschen Mittelstand am meisten zählt: Kivitendo ist auf die Buchhaltungslogik dieses Marktes optimiert – DATEV-Übergabe, GoBD-Bedacht, deutsche Währungs- und Steuerlogik liegen von Anfang an im Programm, statt als nachträgliche Anpassung.

Läuft in unserem Proxmox-Stack

Wie der Mailserver, die Monitoring-Instanz und die restlichen Dienste aus unserem Proxmox-Beitrag läuft auch Kivitendo in unserem eigenen Cluster – auf eigener Hardware, in unserem Serverraum. Kein Abo pro Nutzer, keine Cloud-Abhängigkeit, kein Datenpfad zu einem SaaS-EPR-Anbieter.

Die ehrlichen Grenzen

ERP im Eigengebrauch ist trotz der fertigen Software kein Selbstgänger:

• Man muss die Finanzbuchhaltung verstehen: Kontenrahmen, Buchungssätze, Abstimmungen. Die Software macht das nicht weg – sie macht es strukturiert. Ohne das Grundwissen funktioniert auch Kivitendo nicht, mit dem Steuerberater als Fachpartner dafür umso besser.
• Die Bedienungen sind funktionsreich, aber nüchtern: Die Oberfläche ist auf Arbeit ausgelegt, nicht auf Wohlfühl-Optik. Wer von polierten SaaS-EPRs kommt, braucht eine Eingewöhnungsphase.
• Die Perl-Codebasis ist stabil, aber nicht neu gedacht: Updates und Anpassungen am Core brauchen Kenner. Unser Standard: Updates regelmäßig testen und einrollen, Anpassungen sparsam halten.
• Support läuft über die Community und uns selbst: Es gibt einen professionellen Partnerverbund, aber kein 24/7-Hotline-Abonnement.

Der nächste Schritt ist schon im Gange

Rechnungen ausstellen ist nur die halbe Doku-Arbeit. Was mit den Belegen danach passiert – Eingang wie Ausgang – hat bei uns einen eigenen automatisierten Ablauf bekommen, der Kivitendo, ein Postfach und ein Dokumentenarchiv miteinander verbindet. Dazu folgt in den nächsten Wochen ein eigener Beitrag. Schon ein Vorgeschmack: Ausgangsrechnungen werden von Kivitendo direkt auf ein eigenes Postfach übertragen, wo ein Dokumentenarchiv sie automatisch einsammelt, bezeichnet und für die Volltextsuche aufbereitet – die Texte macht eine KI leserlich und suchfertig.

Unser Fazit

ERP im Eigengebrauch hört sich nach einem Projekt für riesige IT-Abteilungen an. Mit Kivitendo ist es ein Ablauf, der bei uns seit der Firmengründung läuft: eine Open-Source-Anwendung für den deutschen Markt, eine DATEV-Anbindung, die in neun Jahren nie Probleme gemacht hat, und seit zwei Jahren eine E-Rechnungs-Kette, die ohne Papier auskommt – auf eigener Hardware, ohne Abonnements.

Sie betreiben noch ein ERP mit Abo-Modell, oder suchen einen Weg, die Buchhaltung zukunftsicher und DSGVO-freundlich aufzubauen? Sprechen Sie uns an – wir bewerten Ihre Situation unverbindlich.